La gestion des absences lors des sessions de formation reste un sujet central puisque l’assiduité et l’implication du participants (stagiaires) sont avant tout les clés de la réussite de la formation. C’est la raison pour laquelle l’OF FAW propose un processus de gestion des absences permettant une adaptation aux différentes situations rencontrées.
La procédure de gestion des abandons vise à définir la procédure suivie par l’organisme de formation en cas d’absence ou d’abandon du stagiaire.
Les cas d’absentéisme et d’abandon sont relatés dans la convention de formation, le règlement intérieur et les conditions générales de vente pour définir quelles sont les modalités, notamment financières, dans l’un et l’autre cas. D’autre part, cette procédure est intégrée dans le Livret d’accueil.
Lorsqu’un manque d’assiduité et/ou une absence à une session de formation est constaté, l’organisme de formation appelle le stagiaire pour en connaître la raison et propose une solution pour palier tout risque d'abandon.
En cas d’absence et/ou manque d’assiduité justifié(s)
La session sera reportée et un délai sera accordé pour que le stagiaire puisse reprendre son parcours de formation ultérieurement. Un nouveau calendrier prévisionnel sera envoyé au stagiaire par courriel. Il tiendra compte du délai demandé par le stagiaire pour reprendre sa formation dans les meilleures conditions.
Les sessions prévues avec le formateur/tuteur pourront être reprogrammées sans limite de temps dès lors que le stagiaire aura clairement exprimé sa volonté de terminer sa formation (un avenant à la convention de formation pourra être signé entre les parties pour modifier les dates prévues initialement).
En cas d’absence injustifiée
En cas d’absence injustifiée à une session de formation (entretien téléphonique, classe virtuelle ou en présentiel) au bout de 10 jours ouvrés, l’abandon de la prestation est qualifié.
Le stagiaire, le client et le financeur sont informés sous 72 heures après la qualification de l’abandon, par téléphone et/ou par courriel.
La prestation est alors facturée selon les conditions prévues.
Gestion des absences en présentiel :
A chaque demi-journée la feuille d’émargement est collectée pour identifier les éventuelles absences. Dès qu’une absence est constatée, l’organisme appelle l’apprenante et essaye de savoir la raison et la durée de l’absence et comment l’OF FAW peut l’aider à faire face à cette absence.
Si l’OF FAW n’arrive pas à joindre directement l’apprenante, il lui laisse un message vocal lui demandant de bien vouloir l’informer de la raison et de la durée de l’absence et les besoins de soutien ou d’aménagements éventuels.
Cette démarche est doublée par l’envoi d’un mail sur l’adresse de l'apprenant avec les mêmes demandes (raison et durée de l’absence, besoins éventuels de soutien et/ou d’aménagements).
Les conséquences de l’absence sont déterminées en fonction du règlement intérieur applicable aux stagiaires et participants.
Gestion des abandons :
Au bout de 48 heures sans réponse de l’apprenante (72 heures en FOAD), l’abandon de la prestation est qualifié.
L’apprenante, le commanditaire et le financeur sont informés sous 48 heures après la qualification de l’abandon, par téléphone, mail et courrier postal.
La facturation de la prestation réalisée est déclenchée.
Informations complémentaires :
Version 2, Dernière mise à jour : 12 février 2022
